۴ نکته برای مدیریت کارکنان ناکارآمد

۴ نکته برای مدیریت کارکنان ناکارآمد

یک مدیر خوب باید بداند که چگونه باید با انسانهای گوناگونی که با آنها مواجه می شود کنار بیاید؛ حتی با همانهایی که ترجیح می دهد اخراجشان کند. مدیران خوب باید قادر باشند که به کارکنانی که راندمان پایینی دارند انگیزه بدهند، از همکاران آزاردهنده کار بکشند و بر کارکنان بدقلق تسلط پیدا کنند. علیرغم اینکه حضور چنین افرادی در سازمانها و گروه ها کار مدیر را دشوارتر می کند، اما به هرحال در اغلب موارد این یک واقعیت غیرقابل اجتناب است.

اما از آنجایی که همیشه امکان فاصله گرفتن یا اخراج این افراد وجود ندارد، مدیران باید روشهایی را بیاموزند که به واسطه آنها بتوانند آرامش خود را حفظ کرده و به گونه ای حرفه ای آنها را مدیریت کنند. به هر حال، حتی اگر دلیل شکست یک گروه یک عضو نالایق در آن باشد، در نهایت بیشتر تبعات منفی آن متوجه مدیر گروه خواهد بود.

آنچه در ادامه می آید، چهار نکته کاربردی برای مدیران است که در هنگامی که افراد ناکارآمدی در تیم حضور دارند با تکیه بر آنها می توانند نجات پیدا کنند.

  1. منظور خود را به وضوح و صراحت بیان کنید.

هنگامی که ارتباط واضحی در یک گروه وجود ندارد، پتانسیل بروز مشکلات متعددی بوجود می آید. در چنین شرایطی کارکنان باید بخشهایی از کار خود را با تکیه بر حدس و گمان انجام دهند، هنگامی که مساله ای پیش می آید هرکسی گناه را گردن دیگری می اندازد و تنش و استرس بوجود می آید. در چنین محیط مسمومی هیچ کاری پیش نمی رود.

نظرسنجی مدیریت کار در سال ۲۰۱۵ برای ۱۴۶۴ نفر از متخصصان این سوال را مطرح کرد که چگونه کار خود را انجام می دهند. بزرگترین عامل استرس زا برای یک اکثریت ۵۲ درصدی از شرکت کنندگان در این نظرسنجی، اطلاعات ناقص بود. در این فهرست، مدیریت ابهام زا (۴۴ درصد) و مسئولیت های مبهم (۴۴ درصد) نیز حضور داشتند. ایجاد محیطی که همه درک کامل و یکسانی از کار و روند آن داشته باشند و هیچ بهانه ای برای عدم انجام کار در آن متصور نباشد بر عهده مدیران است.

یک سیستم ارتباطی دقیق راه بیندازید که همه ملزم به توجه و دنبال کردن آن باشند. درباره روش به اشتراک گذاری اطلاعات گروه و ارائه گزارشات پیشرفت مثالهایی را ارائه کنید. به عنوان نمونه، به کارکنان اطلاع بدهید که پس از هر جلسه یا گفتگوی چهره به چهره مهم، یک متن تکمیلی ارائه خواهد شد که خلاصه ای از آنچه مورد بحث قرار گرفته را به همراه مراحل بعدی کار بیان می کند. از این طریق، هر زمان که فردی به اطلاعات نیاز داشت، می تواند به این متن تکمیلی مراجعه کند.

  1. همه چیز را ثبت و مستند کنید.

گاهی افراد بدقلقی در گروه وجود دارند که همیشه مشکل ایجاد می کنند. فارغ از اینکه مدیر گروه چه کاری انجام می دهد، سرانجام مشکل بزرگی به وجود خواهد آمد. اینگونه افراد به جای پذیرفتن خطای خود و تلاش برای یافتن یک راه حل، این موقعیت را به یک بحث «من نبودم، دستم بود…» تبدیل می کنند.

با مستند کردن همه چیز از عواقب رویارویی با این شرایط اجتناب کنید. به محض اینکه متوجه شدید که نشانه هایی از بروز مشکل ظاهر شده — مثلا اینکه کسی بار مسئولیت خود را بر دوش نمی کشد یا فردی اظهارات نامناسبی را مطرح می کند — ثبت جزئیات را آغاز کنید. چنانچه بحثی پیش آمده است، از هر دو طرف بخواهید که استدلال های خود را مطرح کنند.

اگر کار به حدی بالا گرفت که باعث شد پای مدیران ارشد به مشکل باز شود، اسناد واضحی وجود خواهد داشت که اتفاقاتی که روی داده و مقصر یا مقصران اصلی را مشخص می کند. در این شرایط کاملا بی طرف باشید و از دخالت نظرات شخصی خودداری کنید. به یاد داشته باشید که یک رویکرد آرام همیشه از فریاد زدن و سرزنش دیگران منطقی تر و سنجیده تر به نظر می رسد.

  1. آرامش خود را حفظ کنید.

کاسه صبر هر انسانی گنجایش مشخصی دارد و هنگامی که لبریز می شود، دیگر کارکردن با همکاران بدقلق امکانپذیر نخواهد بود. با این وجود، یک مدیر خوب باید همیشه از رسیدن به این مرحله خودداری کند. برای حفظ آرامش، حفظ سلامت ذهنی ضروری است.

اول از همه، دقت کنید که چه زمان باید از محیط کار فاصله بگیرید. بر اساس تحقیقی که در مجله روانشناسی محیط منتشر شده است، احتمال بالاگرفتن تنش در محیط های اداری باز و مشترک بیشتر است. هنگامی که احساس می کنید که تنش زیاد شده، از محل بروز مشکل فاصله بگیرید و جایی را پیدا کنید که بتوانید استرس خود را تخلیه کنید. این به شما فرصتی می دهد تا آرامش از دست رفته خود را دوباره به دست بیاورید.

یک گزینه دیگر می تواند فردی باشد که بتوانید درماندگی و ناراحتی خود را با او در میان بگذارید. یکی از دوستان خارج از محیط کارتان می تواند گزینه فوق العاده ای باشد. دوست شما می تواند بسته به موقعیتی که در آن قرار گرفته اید، با شما همدردی کند یا راه حلهایی را پیشنهاد کند.

  1. برای انتخاب های دشوار آماده باشید.

پس از آنکه مدتی با همکاران ناکارآمد یا بدقلق خود به اصطلاح سر و کله می زنید، ممکن است وسوسه شوید که بگذارید خودشان با صورت به زمین بخورند. به جای آنکه وقت و انرژی خود را برای تحمل بار مسئولیت آنها تلف کنید، رها کردن آنها و مشاهده شکست شان آسانتر به نظر می رسد. با این وجود، آیا این واقعا به نفع گروه است؟

تحقیقی که توسط مدرسه کسب و کار جان هاپکینز کَری انجام شد نشان داد که بروز رفتارهای نادرست از جانب یکی از اعضای گروه باعث می شود که سایر اعضا نسبت به زمان فقدان این سوء رفتار، بیشتر تلاش کنند. بنابراین، علیرغم اینکه کارکردن با افراد ناکارآمد می تواند واقعا آزاردهنده باشد، اما در نهایت ممکن است باعث بهبود کار سایر اعضا شود.

هیچ کس از همکاری با کارکنان بدقلق لذت نمی برد، اما این کاری است که هر مدیری مجبور به انجام آن است. چیزی که مهم تر است این است که این کار باید با یک نگرش حرفه ای انجام گیرد. در هر صورت، مدیران با قرار دادن تمرکز اصلی خود روی مسئولیت ها و کارهای خود می توانند باز هم گروه کاری خود را با موفقیت مدیریت کنند.

منبع: گویا آی‌تی